Ingreso de glosas: creación, modificación y anulación

Ingreso de glosas: creación, modificación y anulación

Crea, consulta, modifica y anula glosas usando eMedicoERP. Sigue los pasos y realiza la trazabilidad de la manera más efectiva.

¿Qué es una glosa?

Según la Resolución 416 de 2009, la glosa en el sector salud es una no conformidad que afecta de forma parcial o total el valor de la factura generada por la prestación de servicios salud, realizada por la entidad responsable del pago durante la revisión integral. Este proceso debe ser resuelto por parte del prestador de servicios de salud. 


¿Cómo ingreso una glosa al sistema?

Después de recibir la carta glosa por parte del asegurador procede a ingresar la glosa con sus motivos en el sistema. Realiza el proceso siguiendo los pasos: 

1. Ingresa al módulo de glosas siguiendo la ruta: Facturación y Cartera- Glosas- Ingreso.  Se abrirá una nueva pestaña con dos paneles, uno al lado del otro. En el lado izquierdo puedes crear o buscar nuevas glosas. En el lado derecho se muestran los resultados de búsqueda.








2. Diligencia la información requerida en el panel derecho, encontrarás varias casillas con distintos resultados como: número, glosa, asegurador, fecha de recibido de la carta, fecha de vencimiento, facturas,  motivos, resuelto, estados y opciones: 

Número: refleja el número interno del ingreso de glosas, incluyendo un prefijo. Este puede ser configurado en la ventana de numeraciones del sistema. Ten presente que las glosas con prefijo "TMP" son aquellas que todavía se encuentran en el proceso de registro de motivos.

Glosa: muestra el número de la carta/glosa en el momento de su creación. 

Asegurador: muestra el cliente o el tercero al cual se le realizaron las facturas glosadas.

F. Recib. Carta: fecha en la que se recibe y registra la carta/glosa.

Fecha Vence: fecha en la que se vence la respuesta a las glosas, permitiendo informar o controlar que sus respuestas se realicen en los tiempos establecidos.

Facturas: muestra la cantidad de facturas incluidas dentro de la glosa.

Motivos: muestra la cantidad de motivos ingresados en la glosa.

Resuelto: muestra el estado de la glosa dependiendo de su avance. Se divide en tres momentos:

Estado: muestra el estado de la glosa con las siguientes opciones
  1. En proceso: glosa marcada como temporal y a la espera de ser finalizada.
  2. Finalizada: glosa finalizada, incluyendo la afectación contable de las cuentas de orden.
  3. Anulada: glosa anulada por el usuario.

Opciones: visualiza todas las posibles acciones a realizar dentro de las glosas. Tiene varias acciones:

  1. Finalizar: permite finalizar una glosa temporal, generando un consecutivo y realizando la afectación contable de las cuentas de orden.
  2. Ver glosa: visualiza e imprime el detalle de la glosa, incluyendo facturas y motivos asociados.
  3. Anular: anula el ingreso de la glosa y realiza la afectación contable, anulando el comprobante asociado.
  4. Reabrir glosa finalizada: reabre la glosa marcándola como "no contabilizada" para realizar las modificaciones necesarias. Al finalizar la glosa    el sistema realizará  la afectación contable, reescribiendo el comprobante asociado y actualizando toda la información. Ten presente que no se puede reabrir una glosa finalizada si ya cuenta con una respuesta. 



Paso a paso creación de glosas 

Una vez ingreses al módulo de glosas y diligenciado la información puedes crear una glosa. Sigue el paso a paso: 

3. Haz clic en el icono  ubicado en el panel izquierdo. eMedicoERP desplegará un nuevo panel donde solicitará información sobre el encabezado de la glosa a realizar. 




2. Diligencia los campos que harán parte del encabezado de la glosa:

- Número de glosa: es un número o código que identifica la factura o grupo de facturas que se van a relacionar en la glosa actual, este número puede corresponder al enviado por el asegurador o  ser un número interno asignado por la IPS o clínica.

- Contrato: selecciona el contrato al que pertenecen las facturas que se van a glosar. El sistema solo mostrará los de la sede seleccionada previamente.

- Fecha de recibido carta: es la fecha en la que se recibió la carta del asegurador que informa la glosa de las facturas. La fecha también puede corresponder a la fecha de glosa de las facturas.

- Fecha de vencimiento: fecha máxima de recepción de las facturas subsanadas.

3. Haz clic en el botón  para que el sistema guarde el encabezado de la glosa. Durante el proceso puedes retornar a la ventana anterior haciendo clic en la opción . 



Añade facturas a tus glosas

Añade facturas a tus glosas siguiendo el paso a paso. Ten presente que al guardar el encabezado, eMedicoERP te mostrará un panel central que solicita información sobre las facturas a agregar en la glosa: 
1. Para agregar una factura o glosa actual haga clic en el icono  ubicado en el panel central. Una venta emergente se activará, ingresa los datos solicitados para continuar con el proceso:



2. Haz clic en  para ingresar la factura a la glosa actual. De lo contrario, haz clic en  para detener el proceso y regresar a la ventana anterior.




Info
eMedicoERP solo mostrará las facturas activas y radicadas que pertenezcan al contrato seleccionado y que tengan por cobrar mayor a cero.

3. Se desplegará un listado de factura (s) relacionadas en la glosa. En caso de ser necesario, repite el mismo procedimiento haciendo clic en el icono   para agregar todas las facturas que requiera la glosa actual. Ten presente que los recuadros superiores: factura, saldo, glosado, F. Radicado y opciones permiten filtrar el listado, ya sea por el número de factura o por fecha de radicación. También tienes otras acciones disponibles. El botón  permite quitar una factura agregada en la glosa. La opción  permite ver o agregar motivos de glosa a la factura seleccionada. En el panel derecho puedes ver los motivos de glosa de asociados a la factura seleccionada.



4. Una vez realizado el paso anterior, eMedicoERP solicitará los datos para ingresar el motivo de glosa de la factura seleccionada. Haz clic en el botón  . 



5. Una ventana emergente se activará. Selecciona en la lista "Codificación" el concepto general que aplique a la glosa reportada por el asegurador. Y en "Clasificación" el concepto específico que sea procedente para el caso. Ten presente que los códigos de los motivos que comiencen en 3047 corresponden a los establecidos por la Resolución 3047 de 2008, mientras que, los códigos que empiecen con 2284 hacen referencia a la más reciente Resolución 2284 de 2023 que entrará en vigencia a partir de febrero de 2025. 

6. Digita el valor glosado. El sistema validará que este valor sea menor al saldo de la factura. Diligencia además el servicio glosado, eMedicoERp filtra con anterioridad los servicios o tecnologías en salud cargados en la factura. Opcionalmente, digita el resto de observaciones que desee para finalizar el proceso. Una vez terminado, haz clic en   para agregar el motivo de glosa o selecciona la opción   para cancelar la operación en caso de equivocaciones. 



7. En caso de ser necesario, puedes quitar el motivo de la glosa de la factura seleccionada haciendo clic en el botón  . El sistema mostrará el listado de los motivos de glosa asociados a la factura actual. Recuerda que puedes repetir el proceso y agregar los conceptos de glosa que sean necesarios. Para finalizar haz clic en el botón   para volver a la ventana principal.
 

Consulta y edita una glosa


Sigue el paso a paso para consultar una glosa creada con anterioridad: 

1. Sigue la ruta: Facturación y cartera -- Glosa -- Ingreso.



2. Selecciona los criterios de búsqueda en el panel ubicado al lado izquierdo. Diligencia la sede, el contrato de la glosa y la fecha de radicado carta en el tipo de fecha. Selecciona además la fecha inicial y final de la glosa. Haz clic en el botón , eMedicoERP mostrará el listado de glosas con los criterios de búsqueda establecidos. Finalmente, haz clic en el icono    para ver las especificaciones de la glosa:



Las columnas del reporte generado desplegarán estos datos:

- Número: consecutivo interno de la glosa en el software.

- Glosa: número de la glosa realizada.

- Asegurador: Nombre del convenio o asegurador de la glosa.

- F. Recib. Carta: Fecha de recibido de la carta de remisión de la glosa.

- Fecha Vence: Fecha de vencimiento

- Facturas: Número de facturas relacionadas en la glosa

- Motivos: conceptos o especificaciones relacionados a la glosa. 





Finalización ingreso de glosas


Conoce el paso a paso para finalizar el proceso de ingreso de glosas:

1. Una vez finalizado el ingreso de la glosa el sistema genera internamente los asientos contables necesarios con las cuentas previamente configuradas y la habilita para el proceso de respuesta a las glosas (para los casos en que se tenga contratado el módulo contable). Finaliza el proceso seleccionando la glosa consultando su estado en el sistema. Haz clic en el icono de chulo .




2. eMedicoERP muestra consecutivo de la glosa y la marca como "Finalizada". Haz clic en el icono si deseas abrir, corregir o actualizar nuevamente la glosa. El sistema volverá a colocar la glosa en estado "En proceso".  Después de finalizar el ingreso de glosas, el sistema no permitirá agregarle más facturas o motivos. eMedicoERP valida el proceso de finalización de la glosa, verificando que las cuentas contables de orden estén configuradas. En caso de que las cuentas no estén parametrizadas, comunícate con el administrador del sistema. 

Elimina una glosa


Elimina una glosa realizando el procedimiento. Ten presente que para realizar el paso a paso el estado de la glosa debe estar: "En proceso" , sin contar con facturas asociadas.

1. Consulta la glosa y haz clic en el icono   para anular su ingreso. Ten presente que antes debes eliminar las factura, motivos de devolución y la devolución de la glosa respectivamente para poder anularla. 



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