Agendamiento y confirmación de citas
Esta guía contiene información general del ciclo de agendamiento de un paciente y la explicación de como agendar y confirmar citas.
Ciclo de agendamiento de un paciente
El ciclo de agendamiento de pacientes en el sistema comprende los pasos que deben realizarse desde la apertura de la agenda hasta la atención del paciente. A continuación se describe cada uno de los pasos:
1. Apertura de la agenda: Es el proceso por el cual se crean los turnos de atención de los médicos. Este proceso es previo al agendamiento y se explica en éste tutorial: Apertura de agenda a profesionales de la salud
2. Agendamiento de cita: Este proceso permite agendar una cita futura a un paciente. El agendamiento puede hacerse para el día actual o para fechas futuras.
El sistema puede enviar SMS (mensajes de texto) de agendamiento, recordatorio, traslado o cancelación de citas. Este módulo puede ser adquirido por la IPS por un valor adicional. Contacte a nuestro equipo comercial para mayor información
3. Gestión de traslados y cancelaciones de cita: Si es necesario el admisionista puede cancelar o trasladar una cita a otro horario todo en una misma interfaz. Este proceso se explica en el tutorial: Traslados y cancelaciones de citas
4. Confirmación de la cita: Cuando el paciente llega a su cita debe realizarse el proceso de confirmación de la cita, en la que se define opcionalmente si el paciente viene con acompañante e incluso puede capturarse la foto del mismo
5. Facturación de la cita: Consiste en la generación de la factura o el volante de servicios (dependiendo como esté configurado el contrato por el cual se atiende al paciente) de la atención: Este proceso se explica en el tutorial: Facturación de citas
El sistema permite que el profesional de la salud desde su interfaz puede hacer el llamado al paciente. El sistema envía a los televisores de la sala de espera el llamado (por voz y texto) del paciente. Este módulo es opcional y puede ser adquirido por la IPS con nuestro equipo comercial
6. Atención del paciente: El profesional de la salud atiende desde su interfaz al paciente, diligencia su historia clínica y cierra el evento de atención. Este tutorial se explica en el tutorial: Atención de pacientes en consulta externa
7. Paciente no atiende al llamado: En caso de que el paciente deserte de la cita el profesional de la salud puede marcar la atención como "Paciente no atiende al llamado" para que conste en las estadísticas. Este proceso se explica también en el tutorial: Atención de pacientes en consulta externa
8. Informes de citas: El sistema permite generar diversos informes de citas para apoyar al proceso estadístico. Puede generar informes de citas agendadas, confirmadas, facturadas o no asistidas, entre otras. Este proceso de generación de informes se explica en el tutorial: Informes de citas
A continuación se detallan los pasos 2, y 4 del ciclo de agendamiento.
Agendamiento de citas
Como se mencionó anteriormente es necesario que el médico tenga agenda abierta para el día en que se desea crear la cita del paciente. (haga clic aquí si desea conocer como aperturar agendas a los médicos).
Para visualizar la ventana de agendamientos diríjase al menú CONSULTA EXTERNA - AGENDA - AGENDAR PACIENTES.
Si la opción no se muestra en su perfil, pida al administrador del sistema que le active el permiso necesario
El sistema muestra la ventana para agendar pacientes a médicos. La ventana consta de dos paneles, el panel izquierdo:
En la parte superior del panel encontramos íconos para generar reportes de las agendas de los médicos, dichos íconos se explicarán más adelante en este tutorial.
1 - Seleccione la sede desde donde se realizará el agendamiento:
Puede filtrar el médico utilizando la caja de texto:
2 - Seleccione el profesional de la salud al cual se le agendará el paciente:
Puede también hacer clic en una especialidad para ver todas las agendas de los médicos de dicha especialidad
En el panel derecho se despliegan los cupos disponibles de la agenda del médico seleccionado:
El sistema utiliza una convención de colores para determinar el estado de cada cita:
En la parte superior encuentra opciones para cambiar la fecha actual de visualización de citas:
Por defecto se muestra la fecha actual. Para modificarla haga clic en la fecha de la cita y escoja del calendario la fecha deseada:
o haga clic en las flechas 
para desplazarse día a día
El sistema también permite visualizar la agenda de diferentes formas:
Por ejemplo, al escoger semana se muestran las citas de la semana actual:
de igual forma la visualización puede realizarse por "Mes" o en modo "Agenda" (el modo agenda muestra solo los turnos disponibles o agendados no los libres)
3 - Haga clic en el signo 
del turno en que se desee agendar la cita
Dependiendo de la configuración es posible agendar citas sin realizar una apertura previa de la agenda médica, incluso también es posible generar citas en horarios fuera de la apertura (extracupo). Para conocer como generar citas en extracupo consulte el siguiente tutorial: Módulo Agenda: Como realizar extracupos
Nueva Cita
El sistema muestra en el panel derecho las opciones para definir los datos del agendamiento del paciente, incluyendo 4 pestañas (Nueva cita, Historial del paciente, Factores de riesgo y Servicios de PyP).
4 - Digite en el cuadro superior parte del nombre o número de identificación del paciente:
El sistema muestra información sobre los pacientes que cumplen el criterio de búsqueda.
Note que si el paciente está inscrito en la IPS con diferentes convenios el sistema lo mostrará repetido para cada contrato. Debe seleccionar el paciente con el convenio por el cual se desee agendar
En caso de que la búsqueda no arroje resultados debe crearse el paciente por el contrato deseado. Para crear o modificar la información de un paciente siga los pasos de este tutorial: Crear o editar pacientes
5 - Digite el código (CUPS, SOAT o ISS) o parte del nombre de la consulta y seleccione el servicio que desea agendar
Por ejemplo:
Si el servicio que desea agendar no le aparece puede deberse a distintos factores, por ejemplo: El servicio no se encuentra tarifado para el contrato del paciente, El servicio no se encuentra configurado correctamente, El usuario no tiene permisos, etc. Consulte con su administrador del sistema para mayor información
6 - Exclusivamente para las atenciones de PyM (PyP) el sistema permite seleccionar el programa por el cual se atenderá al paciente:
La configuración de programas de PyP que aplican a los pacientes es totalmente parametrizable. Consulte con su administrador del sistema si el programa que requiere no le aparece en pantalla
7 - Seleccione la fecha de cita deseada por el paciente (esta información es necesaria para el reporte de la resolución 0256 de 2016)
8 - Si la IPS tiene habilitado el módulo de telemedicina puede marcar esta cita como "cita de telemedicina":
9 - Seleccione el tipo de consulta (primera vez, cita de control o consulta prioritaria):
10 - Digite solo si es necesario el número de autorización de la cita o el número de la póliza en caso de atenciones SOAT:
11 - El sistema muestra el valor de la consulta con base en el valor de la tarifa previamente parametrizada, así como el valor del copago o moderación:
Dependiendo de la parametrización previa el sistema mostrará el valor del copago o la cuota moderadora a pagar. Consulte con su administrador del sistema si requiere que el sistema calcule automáticamente la cuota moderadora o el copago de la atención
En algunos casos (dependiendo de cómo esté parametrizado el contrato del paciente) podrá digitar el valor de la cuota moderadora y el copago.
12 - Seleccione el medio de solicitud de la cita (Telefónica, email, personal o web), esta información tiene fines estadísticos:
El sistema muestra también el lugar de atención para la cita:
13 - Digite opcionalmente las observaciones de la cita, estas observaciones se imprimen en el recordatorio de la cita y son visibles por el médico en su ventana de atención:
14 - Si la IPS tiene configurado el módulo de envío de SMS (Mensajes de texto) a paciente podrá ver el siguiente panel:
Éste panel muestra información para el envío del SMS. El número celular del paciente es extraído de la creación del paciente, puede aquí modificar el número si es necesario y hacer clic en 
para guardar el nuevo número.
Active 
para enviar el SMS al paciente en el agendamiento y/o recordatorio de cita.
El sistema muestra en la parte derecha la cantidad de mensajes de texto restantes en la bolsa de mensajes activa. Consulte con su administrador del sistema en caso de que no le queden mensajes SMS para enviar.
15 - Finalmente haga clic en 
para guardar la cita agendada o en 
para cancelar el proceso de agendamiento actual.
El sistema regresa a la ventana de agendamiento y muestra la cita como "Cita Solicitada" en color azul claro.
A continuación se explican los demás paneles superiores (Historial del paciente, Factores de riesgo, Servicios de PyP) que son opcionales para el agendamiento.
Historial del paciente
Haga clic en la pestaña 
en caso de que desee visualizar el listado de las consultas anteriores y futuras del paciente (en un rango máximo de 6 meses). El sistema muestra el tipo de servicio, la especialidad, la fecha de la cita, el médico agendado, el estado de la cita y el número de factura o volante en caso de que esté facturada.
Estados de una cita:
Los estados que puede tener una cita son los siguientes:
- Solicitada: Cita Agendada
- Confirmada: Cita confirmada (El paciente llegó a la cita y está en espera de atención)
- Cancelada: Cita que se canceló desde el agendamiento por indisponibilidad del paciente
- Facturada: Cita en la que ya se generó Factura o Volante de servicio
- No atiende al llamado: Cita cancelada por el médico ya que el paciente no respondió al llamado del profesional (Paciente que deserta del servicio)
- En atención: Cita en la que el paciente se encuentra en atención por el profesional de la salud
- Atendida: Cita en la que el profesional de la salud cerró su atención
- Anulada: Cita que se anuló desde la ventana de facturación al eliminar el servicio asociado a la cita
Puede hacer clic en "Recordatorio"
para imprimir un boucher recordatorio de las citas futuras.
Factores de riesgo
Haga clic en la pestaña 
para visualizar o definir factores de riesgo para el paciente. Los factores de riesgo son situaciones que aumentan la probabilidad de tener una enfermedad. Por ejemplo, hipertensión, diabetes, sobrepeso, etc.
El sistema permite asignar factores de riesgo desde el agendamiento o desde la historia clínica. Dependerá del protocolo que utilice su IPS para estos casos si es necesario o no utilizar esta funcionalidad del sistema de información.
Para agregar un nuevo factor de riesgo siga los siguientes pasos:
1. Haga clic en 
2. Seleccione de la lista desplegable el factor de riesgo asociado al paciente
Los factores de riesgo son parametrizables, consulte con su administrador del sistema si requiere agregar, quitar o modificar alguno
3. Seleccione la fecha de inicio del factor de riesgo
Algunos factores de riesgo son temporales (por ejemplo embarazo) por lo que el sistema puede que le pregunte la fecha inicial y el periodo final del factor de riesgo.
4. Haga clic en 
para guardar el factor de riesgo
En adelante el factor de riesgo guardado aparecerá en el proceso de admisión y de atención de este paciente hasta que sea eliminado o caduque por fecha:
5. Para eliminar el factor de riesgo solo debe hacer clic en 
los factores de riesgo pueden ser eliminados en el proceso de agendamiento o de atención clínica del paciente.
Servicios de PyP
Esta es una pestaña especial que solo aplica si el agendamiento que se realizará al paciente pertenece a un programa de PyM (PyP) y permite visualizar los servicios que se le pueden prestar a un paciente teniendo en cuenta el programa de PyM que tiene asociado. Esta pestaña es muy útil por ejemplo en las atenciones asociadas a las Rutas Integrales de Atención en Salud enmarcadas en la resolución 3280 de 2018.
Si la atención que está agendando es de PyM puede desde aquí de un solo vistazo revisar los servicios que asociados al programa del paciente tiene pendientes por realizar.
El sistema muestra el listado de dependiendo del programa al que pertenece el paciente, su edad, sexo y la frecuencia de prestación de servicio previamente configurada.
Se utilizan las siguientes convenciones:
- Color Rojo: Aquellos servicios que según su frecuencia de prestación y su última ejecución se encuentran vencidos. Por ejemplo una consulta de control que se debe prestar cada año, pero la última prestación fue hace dos años.
- Color Amarillo: Aquellos servicios que según su frecuencia de prestación y su última ejecución se encuentran próximos a vencer. Por ejemplo una consulta de control que se presta cada dos años y que la última prestación fue hace año y medio.
- Color Verde: Aquellos servicios que según su frecuencia de prestación y su última ejecución se han prestado correctamente en los tiempos indicados y no hay necesidad de volverlos a prestar.
Desde esta pestaña se puede fácilmente cargar a la cita el servicio de PyP deseado haciendo clic en 
.
Edición de Cita
Es posible posterior al agendamiento modificar o agregar cierta información de la cita que no fue tenida en cuenta en el agendamiento original.
Para editar una cita agendada realice lo siguiente:
1 - Busque el paciente previamente agendado:
y haga clic en 
2 - El sistema muestra una ventana con información de la cita agendada y botones para ejecutar acciones sobre ella:
3 - El botón "Editar Cita" 
permite modificar si es necesario información de la cita:
Mediante esta edición puede modificar el contrato por el cual será atendido el paciente, el número de autorización, número de póliza, el tipo de consulta o las observaciones de la cita. Recuerde que todos estos datos se solicitan en el proceso de agendamiento de la cita.
Haga clic en 
para regresar a la ventana de agendamiento o en 
si realizó alguna modificación a la cita.
Modificar información personal del paciente
En caso de que en el proceso de agendamiento se detecte alguna inconsistencia en los datos personales del paciente puede rápidamente actualizar su información siguiendo los siguientes pasos:
1 - Haga clic en el botón "Más información" de la cita agendada.
2 - En las opciones del menú inferior haga clic en "Editar información del paciente" 
3 - Se despliega la ventana emergente para edición de datos del paciente:
4 - Modifique la información necesaria y haga clic en el botón 
para guardar los cambios.
Impresión de recordatorio de cita
1 - Para imprimir un recordatorio de cita haga clic en el botón "Más información" de la cita agendada.
2 - En las opciones del menú inferior haga clic en el botón "Imprimir Cita", el sistema genera un boucher imprimible de la cita:
Confirmación de Cita
El proceso de confirmación de cita se debe realizar cuando el paciente llega a su cita (sea presencial o virtual). Este proceso le confirma al sistema que ya el paciente se puede facturar.
Para confirmar la cita de un paciente siga los siguientes pasos:
1 - Busque el paciente previamente agendado:
y haga clic en
2 - El sistema muestra una ventana con información de la cita agendada y botones para ejecutar acciones sobre ella:
3 - Haga clic en 
para confirmar la cita
4 - Se despliega la ventana de confirmación de cita
5 - Seleccione (en caso de que su protocolo de atención lo exija) la unidad funcional del servicio (opcional):
6 - Defina si la cita es prioritaria o es de telemedicina (opcional):
7 - En caso de que se requiera digite los datos del acompañante y/o responsable del paciente en la cita (opcional):
Puede utilizar el botón 
en caso de que el responsable del paciente sea el mismo acompañante
8 - En caso de que el sistema detecte una cámara web conectada al equipo permitirá tomarle foto al paciente en el proceso de confirmación. Esta foto el aparecerá al médico en el proceso de atención:
Haga clic en el botón "Foto"
9 - Finalmente haga clic en el botón "Confirmar Cita" para confirmar su cita o en "Cancelar" para anular el proceso y volver a la ventana de agendamiento:
Después de confirmar una cita no podrá modificar la información de la cita (moderación, copago, contrato del paciente, número de autorización, etc).
Anular confirmación de una cita
Si usted cometió un error en la confirmación de la cita debe devolver la cita a su estado de "Agendada" mediante el siguiente procedimiento:
1 - Busque el paciente previamente confirmado:
y haga clic en
2 - El sistema muestra una ventana con información de la cita agendada y botones para ejecutar acciones sobre ella:
3 - Haga clic en "Devolver a solicitada"
para regresar la cita de su estado "Confirmada" a "Solicitada"
Si por el contrario lo que requiere es Cancelar la cita (porque por ejemplo el paciente no vino o desertó del servicio) debe entonces ejecutar el proceso de "Cancelación de cita" que se explica en el tutorial: Traslados y cancelaciones de citas.
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