Radicación de facturas
Esta guía contiene información sobre la radicación de facturas en el sistema.
¿Qué es una radicación de facturas?
La radicación de facturas es el procedimiento por el cuál se le da entrada a una o varias facturas al proceso de cuentas por cobrar. el sistema permite radicar facturas basadas en una cuenta de cobro previamente realizada o manualmente seleccionando cada factura.
El proceso de radicación en el sistema debe realizarse posterior a la radicación física, ya que el sistema pide el número de radicado para guardar la radicación.
¿Cómo abrir el módulo de radicación?
Para visualizar el módulo de radicación diríjase el menú FACTURACIÓN Y CARTERA - CARTERA - RADICACIÓN.
Si la opción no se muestra en su perfil, pida al administrador del sistema que le active el permiso necesario
La pantalla muestra un panel central con opciones de búsqueda para radicaciones anteriores:
¿Cómo radicar facturas?
Para crear una nueva radicación de facturas haga clic en el ícono 
:
El sistema despliega una ventana con tres paneles. El panel izquierdo que solicita los datos básicos para la búsqueda de facturas que se radicarán:
Para buscar las facturas que se radicarán diligencie los campos:
- Sede: Seleccione la sede en la que se hará la radicación
- Contrato: Seleccione el contrato al que pertenecen las facturas que se van a radicar
- Cuenta de cobro: Opcionalmente puede seleccionar una cuenta de cobro. El sistema filtra las cuentas de cobro realizadas en la sede y el contrato previamente seleccionado. En caso de que se escoja esta opción el sistema buscará todas las facturas que se encuentren agrupadas en la cuenta de cobro seleccionada
El sistema solo mostrará las cuentas de cobro que no hayan sido utilizadas previamente en una radicación
- Fecha de radicación: Escoja la fecha del radicado de las facturas
- No Radicación EPS: Digite el número de radicación dado por el asegurador al radicar físicamente la cuenta
El proceso de radicación en el sistema debe realizarse posterior a la radicación física del paquete de facturas al asegurador, por esto es obligatorio colocar el número del radicado
- Observaciones: Opcionalmente puede colocar un comentario u observación que será visible en el documento soporte de radicación
Haga clic en el botón 
para que el sistema busque las facturas con los criterios de búsqueda anteriores.
El sistema mostrará todas las facturas que coincidan con los criterios de búsqueda y que no se encuentren relacionadas en una radicación previa.
El panel central muestra ahora el resultado de la búsqueda de facturas:
El sistema muestra el número, la fecha y el valor de cada factura, así como el saldo a pagar por el cliente de la factura.
Haga clic en el botón 
para seleccionar manualmente cada factura que se relacionará en el radicado.
Haga clic en el botón 
para seleccionar todas las facturas y relacionarlas en el radicado.
El panel derecho muestra ahora las facturas seleccionadas para la radicación actual:
Haga clic en el ícono 
para quitar una factura de la relación de facturas radicadas.
Si desea cancelar la operación de radicación haga clic en el botón 
Finalmente haga clic en 
para guardar la radicación y generar el documento soporte de radicación con la relación de las facturas radicadas.
Al radicar una factura el sistema genera automáticamente el asiento contable que traslada la factura de la cuenta contable no radicada a la cuenta contable radicada
A continuación una captura del pdf generado:
¿Cómo consultar una radicación realizada?
Para consultar una radicación realizada previamente realice los siguientes pasos:
- Abra el módulo de "Radicación" tal y como se explicó previamente en este tutorial
- En el panel superior seleccione los criterios de búsqueda de las radicaciones a consultar:
Seleccione la sede, el contrato y el rango de fechas para buscar las radicaciones realizadas y haga clic en 
El sistema muestra el listado de radicaciones encontradas:
Los botones de la columna "Opciones" tienen las siguientes funciones:
El botón 
cierra el panel de detalle de radicación.
¿Cómo realizar una devolución completa de una factura en la radicación?
En caso de que se deba realizar una devolución completa de una factura debido a que el cliente no la recibió en la radicación del paquete (bien sea por soporte o por cualquier otra razón) y dicha factura no se desee glosar, se puede realizar la devolución de la misma simplemente eliminándola de la radicación. En este caso el sistema realiza los asientos contables correspondientes al proceso de anulación de la factura (si tiene el módulo contable contratado).
Para realizar la devolución completa de la factura en el radicado realice los siguientes pasos:
- Busque la factura relacionada en la radicación (siga los pasos definidos en la sección anterior para buscarla)
Haga clic en 
para quitar la factura seleccionada de la radicación.
Para quitar facturas de una radicación las facturas deben tener saldo pendiente mayor a cero y no deben estar incluidas en una glosa previamente
En la contabilidad del sistema se muestra la devolución en el listado de comprobantes de la siguiente manera:
Todos los movimientos de asientos contables que realiza el sistema solo son efectivos si su organización tiene contratado el módulo contable del sistema de información
¿Cómo anular una radicación?
Siga los pasos definidos en la sección "¿Cómo consultar una radicación realizada?" para buscar la radicación que se desea anular.
Busque la radicación y haga clic en el ícono 
correspondiente para anularla.
El sistema solicita confirmación antes de anular la radicación.
Una radicación solo se puede anular cuando no tiene facturas asociadas. Debe entonces primero seguir los pasos de la sección anterior para quitar todas las facturas asociadas a la radicación que desee anular.
Las radicaciones anuladas se muestran en el sistema como estado X:
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