Ingreso de glosas
Esta guía contiene información de qué es una glosa, como se crea, consulta, modifica y anula.
¿Qué es una glosa?
El "Manual único de glosas, devoluciones y respuestas" de la Resolución 3047 de 2008 modificada por la Resolución 416 de 2009 en salud define una glosa a factura como:
Es una no conformidad que afecta en forma parcial o total el valor de la factura por prestación de servicios de salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión integral, que requiere ser resuelta por parte del prestador de servicios de salud
Tanto las glosas como las devoluciones deben ser registradas en el sistema. Se detalla a continuación los procesos en el sistema asociados a la gestión de las glosas.
¿Cómo abrir el módulo de glosas y devoluciones?
Para visualizar el módulo de glosas diríjase al menú FACTURACIÓN Y CARTERA - GLOSAS Y DEVOLUCIONES - INGRESO.
Si la opción no se muestra en su perfil, pida al administrador del sistema que le active el permiso necesario
La pantalla muestra entonces dos paneles a lado y lado. El panel izquierdo muestra las opciones para buscar, crear nuevas glosas o devoluciones:
El panel derecho muestra el resultado de las búsquedas de glosas o devoluciones que se realicen:
- Número: Refleja el numero interno del ingreso de glosa incluyendo un prefijo, el cual se puede configurar en la ventana de numeraciones del sistema. Las glosas con prefijo "TMP" son aquellas que todavía se encuentran en el proceso de registro de motivos.
- Glosa/Devolución: Muestra el numero de la carta/glosa en el momento de su creación, también se pueden utilizar numeraciones propias en los casos de recibir glosas por otros medios como correos y otro tipo de comunicación.
- Asegurador: Muestra el tercero o cliente al cual se le realizaron las facturas que se están glosando.
- Fecha Recib. Carta: Fecha en la que recibe y registra la carta/glosa o la comunicación de glosa.
- Fecha Vence. Fecha en la que se vence la respuesta a estas glosas. Esto le permite informar y controlar que las respuestas a estas glosas se realicen dentro de los tiempos.
- Facturas: Muestra la cantidad de facturas incluidas dentro de esta glosa.
- Motivos: Muestra la cantidad de motivos ingresados.
- Estado: Muestra el estado de esta glosa con las siguientes opciones:
- En Proceso: Glosa que se encuentra marcada como temporal y esta a la espera de finalizada.
- Finalizada: Glosa finalizada incluyendo la afectación contable de las cuentas de Orden.
- Anulada: Glosa anulada por el usuario.
- Opciones: Muestra todas las posibles acciones a realizar dentro de esta glosa:
- Finalizar: Permite finalizar una glosa temporal generando un consecutivo y realizando la afectación contable de las cuentas de orden.
- Ver glosa: Permite visualizar/imprimir el detalle de la glosa incluyendo facturas y motivos asociados.
- Anular: Anula el ingreso de la glosa y realiza la afectación contable anulando el comprobante asociado.
- Reabrir glosa finalizada: Permite al administración o al personal autorizado reabrir la glosa colocando en temporal para realizar modificaciones y realiza la afectación contable de las cuentas de orden marcando al comprobante asociado como "No contabilizado". Al finalizar esta glosa el sistema realizará la afectación contable re{escribiendo el comprobante asociado y actualizando toda la información. No se puede reabrir una glosa finalizada si ya cuenta con una respuesta.
¿Cómo crear una nueva glosa?
Para crear una nueva glosa haga clic en el ícono 
ubicado en el panel izquierdo. El sistema despliega un nuevo panel que solicita información sobre el encabezado de la glosa a realizar:
Diligencie los campos que harán parte del encabezado de la glosa:
- Número de glosa o devolución: Es un número arbitrario para identificar la factura o grupo de facturas que se van a relacionar en la glosa actual, este número puede corresponder al enviado por el asegurador o ser un número interno asignado por la IPS
- Contrato: Seleccione el contrato al que pertenecen las facturas que se van a glosar. El sistema solo mostrará los contratos de la sede seleccionada previamente
- Fecha de recibido carta: Es la fecha en la que se recibió la carta del asegurador que informa la glosa de las facturas. Esta fecha puede también corresponder a la fecha de glosa de las facturas
- Fecha de vencimiento: Fecha máxima de recepción de las facturas subsanadas
Haga clic en el botón 
para que el sistema guarde el encabezado de la glosa.
En todo momento puede hacer clic en el botón 
para retornar a la ventana anterior.
Luego de guardar el encabezado el sistema muestra un panel central que solicita información sobre las facturas a agregar a la glosa:
En el sistema una glosa o devolución puede contener una o muchas facturas asociadas.
Para agregar una factura a la glosa actual haga clic en el ícono ubicado en el panel central:
Digite el número de la factura y selecciónela cuando el sistema la busque:
Al seleccionar la factura el sistema muestra los datos de la misma:
- Fecha de emisión de la factura
- Fecha de radicación de la factura
- Valor original de la factura
- Saldo actual por cobrar
Haga clic en 
para ingresar esta factura a la glosa actual.
El botón 
permite cancelar el proceso y regresar a la ventana anterior.
El sistema solo mostrará aquellas facturas activas y radicadas que pertenezcan al contrato seleccionado y que tengan saldo por cobrar mayor a cero
El sistema muestra ahora el listado de la(s) factura(s) relacionada(s) en la glosa:
Repita los pasos para agregar todas las facturas que requiera en la glosa actual.
Las cajas superiores le permiten filtrar el listado:
En este caso puede filtrar por número de factura o por fecha de radicado.
El botón 
permite quitar una factura de una glosa.
Haga clic en 
para ver o agregar motivos de glosa a la factura seleccionada.
El panel derecho muestra ahora los motivos de glosa de asociados a la factura seleccionada:
Haga clic en el ícono del panel derecho para agregar un nuevo concepto de glosa.
El sistema solicita los datos para ingresar el motivo de glosa de la factura seleccionada:
Seleccione en la lista "Codificación" el concepto general que aplique a la glosa reportada por el asegurador:
y en clasificación el concepto específico que sea procedente para el caso:
Digite el valor glosado. El sistema valida que este valor sea menor al saldo de la factura:
Digite opcionalmente el servicio glosado, el sistema filtra del listado de servicios o tecnologías en salud cargados en la factura:
Digite opcionalmente las observaciones que desee.
Ejemplo de diligenciamiento:
El botón 
le permitirá cancelar la operación en caso de equivocación.
Haga clic en 
para agregar el motivo de glosa a la factura actual.
El sistema muestra ahora el listado de motivos de glosa asociados a la factura actual:
El botón 
le permitirá quitar el motivo de glosa de la factura seleccionada.
Repita el proceso para agregar tantos conceptos de glosa como sea pertinente.
Finalmente haga clic en 
para retornar a la ventana principal.
¿Cómo consultar y editar una glosa realizada?
Para consultar una glosa realizada anteriormente realice los siguientes pasos:
- Abra el módulo de "Ingreso a Glosas y devoluciones" tal y como se explicó previamente en este manual
- En el panel izquierdo seleccione los criterios para la búsqueda de la glosa:
Seleccione la sede y el contrato para buscar las glosas. Seleccione "Fecha Radicado Carta" en el tipo de fecha y establezca la fecha inicial y final para realizar la búsqueda de glosas.
Haga clic en el botón 
para que el sistema muestre el listado de glosas con los criterios de búsqueda establecidos.
El sistema muestra el listado de glosas o devoluciones encontrado:
Las columnas del reporte muestran la siguiente información:
- Número: Consecutivo interno de la glosa en el sistema
- Glosa/Devolución: Número de la glosa o devolución realizada
- Asegurador: Nombre del asegurador o el convenio de la glosa
- F. Recib. Carta: Fecha en la que se recibió la carta de remisión de la glosa
- Fecha Vence: Fecha de vencimiento de la glosa
- Facturas: Número de facturas relacionadas en la glosa
- Motivos: Conceptos generales relacionados en la glosa seleccionada
Haga clic en 
para ver la glosa especificada:
Finalizar el ingreso de la glosa
La finalización del ingreso de la glosa genera internamente los asientos contables necesarios con las cuentas previamente configuradas (En caso de que se tenga contratado el módulo contable) y la habilita para el posterior proceso de Respuesta a glosa.
Para realizar la finalización del ingreso de la glosa realice lo siguiente:
- Busque la glosa a finalizar (siga los pasos enumerados en el punto anterior):
- Haga clic en 
para finalizar el ingreso de la glosa
Después de finalizar el ingreso de una glosa el sistema no permitirá agregar más facturas o motivos a la misma
El sistema valida para la finalización de la Glosa que las cuentas contables de orden estén configuradas. Comuníquese con su administrador del sistema en caso de que las cuentas no estén parametrizadas.
Una vez finalizada la glosa el sistema muestra el consecutivo oficial de la glosa y la marca como "Finalizada":
Haga clic en 
si desea reabrir la glosa finalizada (en caso de que desee corregir o actualizar la misma). El sistema volverá a colocar la glosa en el estado "En Proceso".
¿Cómo eliminar una glosa?
Para eliminar una glosa ésta debe estar en estado "En proceso" y además no debe tener facturas asociadas.
Siga los pasos descritos anteriormente para buscar la glosa:
Haga clic en el botón 
para anular el ingreso de la glosa.
El sistema solo permite anular una glosa si ésta no contiene ni facturas ni motivos de devolución. Por lo tanto, debe eliminar primero los motivos de devolución, luego las facturas y por último la devolución o glosa. Puede seguir los pasos descritos en la sección anterior para anular los motivos y facturas asociadas a una devolución o glosa.
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