Respuesta a glosas y devoluciones
Esta guía contiene información de cómo se responde una glosa o devolución, como se imprime o anula, y como se generan notas créditos de las glosas o devoluciones aceptadas.
Toda glosa o devolución para ser respondida debe primero ser ingresada en el sistema de información.
Si ud. busca información de cómo se ingresa una glosa en el sistema debe dirigirse al siguiente artículo: Ingreso de Glosas, si es una devolución diríjase al siguiente artículo: Ingreso de Devoluciones
¿Cómo abrir el módulo de respuesta a glosas y devoluciones?
Para visualizar el módulo de glosas diríjase al menú FACTURACIÓN Y CARTERA - GLOSAS Y DEVOLUCIONES - RESPUESTA.
Si la opción no se muestra en su perfil, pida al administrador del sistema que le active el permiso necesario
La pantalla muestra entonces dos paneles a lado y lado. El panel izquierdo muestra las opciones para buscar las glosas ya ingresadas para dar respuesta.
El panel derecho muestra el resultado de las búsquedas de glosas o devoluciones que se realicen:
¿Cómo buscar una glosa o devolución ingresada?
En el panel izquierdo establezca los criterios de búsqueda:
Seleccione la sede y el contrato para buscar las glosas o devoluciones. Seleccione "Fecha Radicado Carta" en el tipo de fecha y establezca la fecha inicial y final para realizar la búsqueda.
Haga clic en el botón 
para que el sistema muestre el listado de glosas o devoluciones con los criterios de búsqueda establecidos.
El sistema muestra el listado encontrado:
Las columnas del reporte muestran la siguiente información:
- Glosa/Devolución: Número de la glosa o devolución ingresada
- Asegurador: Nombre del asegurador o el convenio de la glosa o devolución
- F. Recib. Carta: Fecha en la que se recibió la carta de remisión de la glosa o devolución
- Fecha Vence: Fecha de vencimiento de la glosa o devolución
- Días Vence: Días de vencimiento de la glosa o devolución
- Facturas: Número de facturas relacionadas en la glosa o devolución
- Motivos: Número de motivos de glosa o devolución ingresados
- Respuestas: Motivos de glosa o devolución respondidos (en cantidad y porcentaje)
Haga clic en 
para mostrar el informe de contestación de glosas o devoluciones:
El informe muestra en PDF las facturas relacionadas en cada glosa o devolución, sus respectivos motivos y valores glosados así como las diferentes respuestas a cada motivo glosado con sus valores soportados y aceptados.
¿Cómo responder una factura glosada o devuelta?
Siga los pasos anteriores para buscar una glosa previamente ingresada.
Haga clic en 
para ingresar a la interfaz de respuesta a glosas o devoluciones de la glosa seleccionada:
El sistema muestra una interfaz de dos paneles. En el panel izquierdo se muestran las Facturas y conceptos de glosa o devolución de cada factura, el sistema le asigna un Id (identificador) a cada motivo de glosa o devolución de cada factura:
Además se muestra el valor glosado por el cliente, el aceptado por la IPS y el soportado por la IPS.
El valor aceptado de la factura es aquel que la IPS reconoce como glosado y por lo tanto se convertirá en una nota crédito que disminuye el valor de la factura. El valor Soportado es aquel que la IPS NO reconoce como glosa, y que se ratificará al cliente. La IPS debe especificar las observaciones y enviar los soportes necesarios para resolver la glosa en discusión
También muestra las diferentes respuestas (si hubiere) realizadas a las glosas o devoluciones.
Haga clic en 
para responder un motivo de glosa o devolución.
El panel derecho muestra ahora los campos necesarios para contestar la glosa o devolución:
- Motivo de glosa: Muestra el concepto general glosado o devuelto de la factura seleccionada
- Valor glosado: Muestra el valor total del motivo glosado de la factura seleccionada
- Valor aceptado: Especifique el valor que la IPS aceptará de la glosa o devolución
- Valor soportado: Especifique el valor que la IPS NO aceptará de la glosa o devolución y que será soportado en el proceso de auditoría de cuentas
- Respuesta: Indique el concepto de respuesta de glosa o devolución que aplique para el caso actual
Los motivos de respuesta están especificados normativamente por el "ANEXO TÉCNICO No. 6 MANUAL ÚNICO DE GLOSAS, DEVOLUCIONES Y RESPUESTAS UNIFICACION Resolución 3047 de 2008 modificada por la Resolución 416 de 2009"
- Descripción respuesta: Describa la respuesta detallada que se generará en el informe de respuesta a glosa o devolución
A efectos de ejemplo, una glosa NO aceptada podría diligenciarse de esta forma:
El botón 
cancela la respuesta a glosa actual.
Haga clic en 
para guardar la respuesta al motivo glosado.
Finalmente el detalle de la respuesta a la glosa queda de esta forma:
¿Cómo duplicar una respuesta a glosa?
El sistema tiene la funcionalidad de poder duplicar una respuesta a glosa. El proceso es el siguiente:
Haga clic en 
para duplicar la respuesta a glosa seleccionada:
Debe ahora seleccionar los motivos de factura donde se duplicará la respuesta actual.
Haga clic en 
para seleccionar cada registro a responder.
Haga clic en 
para duplicar la respuesta actual.
Al duplicar una respuesta también se duplica el concepto y el estado glosado o soportado con el cuál se respondió la glosa
La duplicación para el ejemplo queda de esta forma:
El botón 
permite anular una respuesta a glosa o devolución.
La anulación solo elimina la respuesta a la glosa o devolución, no elimina el concepto original glosado
En todo momento puede hacer clic en 
para regresar a la ventana principal.
¿Cómo generar el informe de respuestas a glosa o devolución?
Siga los pasos descritos anteriormente en este manual para buscar la glosa o devolución a reportar:
Haga clic en el botón 
para generar el informe de respuesta a glosas o devoluciones de la glosa seleccionada.
El informe generado en PDF muestra por factura cada concepto de glosa o devolución y su respectiva respuesta, así como los valores glosados, aceptados, soportados y las observaciones del caso:
¿Cómo hacer una nota crédito automática de un concepto de glosa o devolución aceptado?
Para que el sistema genere notas créditos automáticas por glosas aceptadas o parcialmente aceptadas debe parametrizarse previamente. Consulte con su administrador de sistemas si requiere esta acción
Se tomará como ejemplo una glosa no subsanada.
Según el manual de glosas y devoluciones una glosa o devolución no subsanada se configura cuando el prestador de servicios de salud informa a la entidad responsable del pago que la glosa o devolución ha sido aceptada al 100%
Al colocar el valor aceptado el sistema calcula automáticamente el valor soportado dependiendo del saldo pendiente de la factura
Si el sistema detecta un valor aceptado mayor a cero (y el parámetro está activo) mostrará este panel en la parte inferior derecha:
Seleccione el concepto de nota crédito que aplique, para este caso:
y la observación opcional, por ejemplo:
Haga clic en 
para guardar la respuesta a glosa o devolución y generar la nota crédito.
Haga clic en 
si desea cancelar el proceso.
En el momento de guardar una respuesta a glosa o devolución con valor aceptado mayor a cero el sistema muestra el siguiente mensaje:
Haga clic en 
si desea responder la glosa o devolución y generar la nota crédito automática por el valor aceptado.
Haga clic en 
para cancelar la respuesta y la generación de la nota crédito automática.
Finalmente el sistema muestra los valores glosados y aceptados en el informe en pantalla:
Para consultar la nota crédito generada debe abrir el módulo de Notas crédito y seguir los pasos para consultarla. Para mayor información puede dirigirse al artículo siguiente: Gestión de notas crédito
Para el caso la nota crédito generada es la siguiente:
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