Despacho, Entrega y Devoluciones en Farmacia e Inventario
El presente manual describe el proceso para realizar movimientos de entrada, salida y traslado de medicamentos, materiales o insumos en el sistema de información.
Para ejecutar cualquiera de los movimientos mencionados realice estas acciones:
1. Desde el menú INVENTARIO - INVENT/FARMACIA seleccione la opción MOVIMIENTOS DE INVENTARIO:
2. El sistema muestra una ventana con la información de los movimientos realizados en inventario durante los últimos 7 días
La columna "Estado" muestra los movimientos que se encuentran "Vigentes" (finalizados), "Anulados" o "En proceso" (no finalizados)
3. Si lo requiere puede filtrar por bodega, movimiento y rango de fechas y hacer clic en 
para filtrar el listado
4. La barra de herramientas muestra las distintas acciones que pueden realizarse en el módulo:
Dependiendo de los permisos asignados en el sistema puede que algunas de las opciones no sean visibles en su perfil
En este manual se indican como realizar los movimientos de Despachos de fórmulas, Entregas de medicamentos, materiales e insumos para aplicación y Devolución de medicamentos, materiales e insumos no utilizados. Para otros movimientos como entradas, salidas o traslados diríjase al manual: Movimientos de Entradas, Salidas y Traslados de Farmacia e Inventario.
Despacho de medicamentos solicitados por "Formulación"
Se describe como el proceso de despacho de aquellos medicamentos solicitados por los médicos desde la historia clínica de consulta externa (o de urgencias u hospitalización) por el módulo de "Formulaciones". Estos medicamentos NO se aplican en la IPS. Por lo general se le entrega la orden al paciente para que éste los reclame en la Farmacia.
Los medicamentos que se aplican o administran al paciente en el proceso intrahospitalario NO deben solicitarse por el módulo de "Formulación". El médico (o enfermero) debe solicitarlos directamente a través de la opción "Aplicación de Medicamentos" de la historia clínica
Para realizar un nuevo despacho por formulación realice los siguientes pasos:
1. Haga clic en el ícono Nuevo Despacho 
2. Seleccione sede, bodega y tipo de documento para el despacho de fórmula:
Si no le aparecen la sede, bodega o tipo de documento requerido consulte con su administrador del sistema para que le otorgue los permisos del caso
3. Busque el paciente al cual realizará el despacho. Puede buscarlo por su número de documento de identidad en el campo "Paciente" luego presione ENTER para activar la búsqueda.
4. Haga clic en el nombre del paciente. Podrá ver en el panel derecho el detalle de la fórmula solicitada por el médico:
5. Haga clic en el botón 
para seguir con el despacho
Después de hacer clic en el botón Continuar no podrá volver a modificar las opciones anteriormente seleccionadas
6. El panel derecho se activa y muestra la información de la formula solicitada por el médico:
El botón 
le permite anular la solicitud de un medicamento de ser necesario.
El botón 
le permite reemplazar el medicamento recetado por otra molécula. * Este es un permiso especial que solo es otorgado por el administrador del sistema.
7. Haga clic en el nombre del medicamento a despachar:
8. Seleccione en el panel inferior el lote y la cantidad a despachar del medicamento:
Puede hacer entregas parciales. En todo momento puede repetir el proceso para entregar el medicamento faltante.
9. Haga clic en 
para guardar el despacho. También puede hacer clic en 
para cancelarlo
10. El sistema muestra el detalle de la salida:
11. Repita los pasos 6 al 10 para completar todo el despacho:
12. Finalmente haga clic en el botón 
para generar el documento:
IMPORTANTE:
El botón 
le permite continuar con el proceso de despacho en cualquier otro momento
Los movimientos NO FINALIZADOS en el sistema se muestran en el listado como "En proceso".
Haga clic en el botón 
para continuar con el despacho y finalizar el proceso.
Haga clic en el botón 
Si desea anular el despacho "en proceso".
El sistema le permite máximo tener dos movimientos "En proceso" por cada usuario. Debe cerrar los documentos en proceso para poder continuar.
Entrega de medicamentos, materiales e insumos para "Aplicación"
Se describe como el proceso de entrega de todos los medicamentos, materiales o insumos solicitados por los médicos o enfermeras desde la historia clínica de urgencias u hospitalización por el módulo "Aplicación de Medicamentos". Estos medicamentos, materiales o insumos se aplican, administran o utilizan en el proceso de atención del paciente en urgencias, hospitalización (cama, UCI o domiciliaria) o quirófano y se facturan con cargo al paciente.
El sistema descuenta del inventario el medicamento, material o insumo en el proceso de Entrega por parte de farmacia y carga a la factura del paciente en el proceso de Aplicación del medicamento por parte de enfermería. De allí que sea de suma importancia que se realice la aplicación de medicamentos a través del sistema
Para realizar una nueva entrega de medicamentos, materiales o insumos para aplicación realice los siguientes pasos:
1. Haga clic en el ícono "Entrega de solicitudes de aplicación" 
2. Seleccione sede, bodega y tipo de documento para la entrega por aplicación:
Si no le aparecen la sede, bodega o tipo de documento requerido consulte con su administrador del sistema para que le otorgue los permisos del caso
3. Haga clic en el botón 
para seguir con el despacho
Después de hacer clic en el botón Continuar no podrá volver a modificar las opciones anteriormente seleccionadas
4. En el panel derecho busque al paciente al cual le realizará la entrega. Puede buscarlo por su número de documento de identidad o nombre en el campo correspondiente, luego presione ENTER para activar la búsqueda.
Puede también filtrar por medicamento, material o insumo, o incluso por el medico o enfermera que realizó la solicitud.
Note que el sistema muestra las cantidades solicitadas, entregadas y pendientes por entregar de cada solicitud:
También se muestra claramente el personal asistencial quien lo solicitó, la fecha en la que lo hizo y el id (identificador) único de la solicitud. Este identificador es útil para hacer trazabilidad de la solicitud/entrega/aplicación/devolución del medicamento material o insumo:
5. Haga clic en el nombre del paciente. Podrá ver en el panel inferior el detalle del despacho
6. Seleccione el lote y la cantidad del medicamento, material o insumo a entregar:
El sistema muestra la existencia total en bodega del lote seleccionado
Puede hacer entregas parciales. En todo momento puede repetir el proceso para entregar el medicamento, material o insumo faltante.
9. Haga clic en para guardar la entrega. También puede hacer clic en para cancelarlo
10. Puede observar en la pestaña "Detalle de entrega" el detalle de la salida:
11. Repita los pasos 4 al 10 para completar toda la entrega:
El botón 
le permite cancelar la entrega del medicamento, material o insumo seleccionado.
12. Finalmente haga clic en el botón 
para generar el documento:
IMPORTANTE:
El botón le permite continuar con el proceso de entrega en cualquier otro momento
Los movimientos NO FINALIZADOS en el sistema se muestran en el listado como "En proceso".
Haga clic en el botón para continuar con la entrega y finalizar el proceso.
Haga clic en el botón Si desea anular la entrega "en proceso".
El sistema le permite máximo tener dos movimientos "En proceso" por cada usuario. Debe cerrar los documentos en proceso para poder continuar.
Recepción de devoluciones de medicamentos, materiales e insumos no aplicados
Los medicamentos, materiales e insumos no aplicados deben ser devueltos por el personal de enfermería a la farmacia, tanto físicamente como por el sistema de información.
Los(as) enfermeros(as) realizan el marcado de medicamentos, materiales o insumos no aplicados o utilizados desde la historia clínica del paciente en atención y posteriormente deben dirigirse a la farmacia para llevar físicamente los productos. Es en este momento cuando Farmacia realiza el proceso de recepción de medicamentos, materiales e insumos que se describe a continuación:
El sistema no permitirá finalizar la atención de un paciente si éste tiene medicamentos, materiales e insumos no aplicados que no hayan sido devueltos.
1. Haga clic en "Recibir devoluciones de aplicación" 
2. Seleccione sede, bodega y tipo de documento para la devolución:
Si no le aparecen la sede, bodega o tipo de documento requerido consulte con su administrador del sistema para que le otorgue los permisos del caso
3. Haga clic en el botón para seguir con el despacho
Después de hacer clic en el botón Continuar no podrá volver a modificar las opciones anteriormente seleccionadas
4. En el panel derecho busque el paciente o medicamento, material o insumo del cual se realizará la recepción de devolución.
Note que el sistema muestra las cantidades a recibir:
5. Haga clic en el nombre del paciente. Podrá ver en el panel inferior el detalle de la recepción de devolución
6. Haga clic en para guardar la recepción del producto devuelto. También puede hacer clic en para cancelarlo
7. Puede observar en la pestaña "Detalle de la aceptación" el detalle de la entrada:
8. Repita los pasos 4 al 7 para completar toda la recepción de devolución
El botón le permite cancelar la recepción del medicamento, material o insumo seleccionado.
12. Finalmente haga clic en el botón para generar el documento:
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