Informe de Cartera - Nuevo Modelo
Manual de Usuario - Informe de Cartera
1. Introducción
El módulo de Informe de Cartera ha sido rediseñado para mejorar la experiencia del usuario y el rendimiento del sistema. El nuevo diseño separa las funciones en dos pestañas especializadas:
- Pestaña "Cartera": Consulta operativa diaria con búsqueda rápida
- Pestaña "Exportar / Reportes": Generación de informes por período
2. Acceso al Módulo
Ruta de navegación: Cartera → Informe de Cartera
Al ingresar, el sistema muestra la pestaña "Cartera" por defecto con los filtros disponibles.
3. Pestaña "Cartera" - Consulta Operativa
Esta pestaña está diseñada para la consulta diaria de cartera sin necesidad de especificar fechas.
3.1 Filtros Disponibles
| Filtro | Descripción | Valor por defecto |
|---|---|---|
| Sede | Filtra facturas por sede de origen | Todas las sedes |
| Tercero | Filtra por aseguradora/tercero | Todos |
| Contrato | Filtra por contrato específico | Todos |
| Buscar Factura | Búsqueda por número de factura | Vacío |
3.2 Botones de Acción
Botón "Buscar"
Ejecuta la consulta con los filtros seleccionados y muestra los resultados en la grilla.
Botón "Recalcular"
Solicita una actualización de los saldos de cartera en segundo plano.
Características importantes:
- El proceso se ejecuta en segundo plano (no bloquea la pantalla)
- Tiene un tiempo de espera de 5 minutos entre solicitudes
- Mientras el proceso está activo, el botón muestra una animación de carga
- Al finalizar, la grilla se actualiza automáticamente
El informe de cartera utiliza una tabla de saldos precalculados que se actualiza de dos formas:
- Proceso nocturno automático: Cada noche el sistema recalcula todos los saldos
- Recálculo manual (botón "Recalcular"): El usuario puede forzar la actualización
Si usted registra movimientos durante el día (recaudos, notas crédito, notas débito, etc.), estos NO se reflejarán automáticamente en el informe hasta que:
- Presione el botón "Recalcular", o
- Espere al proceso nocturno
Recomendación: Al iniciar su jornada laboral, presione "Recalcular" para asegurarse de tener los datos actualizados del día anterior.
¿Cuándo usar "Recalcular"?
- Al inicio del día para cargar los movimientos del día anterior
- Después de registrar movimientos (recaudos, notas crédito/débito) que necesita ver reflejados inmediatamente
- Después de procesar un lote grande de recaudos o notas crédito
- Cuando nota que los saldos mostrados no coinciden con los movimientos realizados
Botón "Deterioro"
Calcula la provisión por deterioro de cartera según la normativa contable vigente.
3.3 Información de Última Actualización
Debajo de los filtros se muestra:
- Última actualización: Fecha y hora del último recálculo de cartera
- Próxima disponible en X minuto(s): Tiempo restante para poder solicitar otro recálculo
3.4 Grilla de Resultados
La grilla muestra las facturas con saldo pendiente, incluyendo:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Factura | Número de la factura |
| Fecha Emisión | Fecha de generación |
| Tercero | Aseguradora o pagador |
| Contrato | Contrato asociado |
| Paciente | Nombre del paciente |
| Valor Crédito | Valor original de la factura |
| Pagado | Total de pagos recibidos |
| Notas Crédito | Total de notas crédito aplicadas |
| Notas Débito | Total de notas débito aplicadas |
| Saldo | Saldo pendiente por cobrar |
| Días | Días de antigüedad |
| 0-30, 31-60, ... | Distribución por rangos de antigüedad |
Funcionalidades de la grilla:
- Paginación: Navegar entre páginas de resultados
- Ordenamiento: Clic en encabezado de columna para ordenar
- Tamaño de página: Seleccionar 10, 20, 50 o 100 registros por página
4. Pestaña "Exportar / Reportes"
Esta pestaña está diseñada para generar informes por período con opción de exportación.
4.1 Filtros Disponibles
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| Sede | Sede de origen de las facturas |
| Tercero | Aseguradora o tercero |
| Contrato | Contrato específico |
| Tipo Fecha | Criterio para filtrar (ver abajo) |
| Fecha Inicial | Inicio del período a consultar |
| Fecha Final | Fin del período a consultar |
4.2 Tipos de Fecha
| Tipo | Descripción | Uso recomendado |
|---|---|---|
| Emisión (E) | Filtra por fecha de generación de la factura | Análisis de facturación |
| Radicación (R) | Filtra por fecha de radicación ante la EPS | Seguimiento de cobro |
| Corte (C) | Calcula cartera a una fecha específica | Informes contables |
4.3 Restricción de Período
El sistema permite consultar un máximo de 6 meses por consulta. Si necesita un período mayor, debe realizar múltiples consultas.
4.4 Opciones de Exportación a Excel
| Botón | Descripción | Contenido |
|---|---|---|
| Cartera por Período / Cartera a Corte | Detalle de facturas. El texto cambia según el tipo de fecha seleccionado | Una fila por factura |
| Cartera por Tercero | Resumen consolidado por tercero | Totales por aseguradora |
| Res. 2193/2004 | Formato según Resolución 2193 | Estructura normativa |
4.5 Opciones de Impresión PDF
| Botón | Descripción |
|---|---|
| Cartera por Edad | Informe de antigüedad de cartera |
| Por Contrato | Detalle agrupado por contrato |
| Por Tercero | Detalle agrupado por tercero/aseguradora |
5. Flujo de Trabajo Recomendado
5.1 Consulta Diaria de Cartera
5.2 Generación de Informe Mensual
5.3 Informe para Cierre Contable (Cartera a Corte)
- Cartera por Período (tipos E y R): Filtra facturas emitidas/radicadas ENTRE dos fechas
- Cartera a Corte (tipo C): Calcula el saldo de TODAS las facturas a una fecha específica
6. Preguntas Frecuentes
Causa: Hay un tiempo de espera de 5 minutos entre recálculos para evitar sobrecarga del sistema.
Solución: Espere a que el contador llegue a cero. El tiempo restante se muestra en pantalla.
Causa: El informe de cartera usa una tabla de saldos precalculados que NO se actualiza en tiempo real. Esta tabla se actualiza mediante:
- Proceso nocturno: Automático, cada noche
- Recálculo manual: Cuando el usuario presiona "Recalcular"
Solución:
- Presione el botón "Recalcular" para actualizar los saldos
- Espere a que termine el proceso (el botón dejará de girar)
- Presione "Buscar" para ver los datos actualizados
Importante: Si registra movimientos durante el día y necesita verlos reflejados inmediatamente, siempre debe presionar "Recalcular". No basta con presionar "Buscar".
Proceso nocturno: Es un trabajo automático que recalcula TODOS los saldos de cartera cada noche.
Características:
- Se ejecuta automáticamente (no requiere intervención del usuario)
- Procesa todos los movimientos del día anterior
- Por la mañana, los datos ya incluyen los movimientos hasta el cierre del día anterior
Limitación: Los movimientos que usted registre DURANTE el día actual NO se reflejarán hasta:
- Que usted presione "Recalcular", o
- El próximo proceso nocturno
Recomendación práctica:
| Situación | Acción |
|---|---|
| Inicio de jornada | Los datos ya están actualizados (proceso nocturno) |
| Después de registrar movimientos | Presionar "Recalcular" si necesita ver los cambios |
| Fin de jornada | No es necesario recalcular; el proceso nocturno lo hará |
Causa: Por rendimiento del sistema, las consultas están limitadas a 6 meses.
Solución: Divida su consulta en períodos más pequeños. Por ejemplo:
- Enero a Junio (6 meses)
- Julio a Diciembre (6 meses)
| Tipo | Fecha que considera | Ejemplo |
|---|---|---|
| Emisión | Fecha en que se generó la factura | Factura emitida el 15/01/2025 |
| Radicación | Fecha en que se radicó ante la EPS | Radicada el 20/01/2025 |
Recomendación:
- Use "Emisión" para análisis de producción/facturación
- Use "Radicación" para seguimiento de cobro y tiempos de pago
Los rangos de días indican la antigüedad de la cartera:
| Rango | Clasificación | Acción sugerida |
|---|---|---|
| 0-30 días | Cartera corriente | Seguimiento normal |
| 31-60 días | Cartera próxima a vencer | Contactar pagador |
| 61-90 días | Cartera vencida | Gestión de cobro activa |
| 91-180 días | Cartera en mora | Escalamiento |
| 181-360 días | Cartera crítica | Evaluación de deterioro |
| +360 días | Cartera de difícil cobro | Provisión/castigo |
7. Indicadores de la Grilla
Iconos de Estado
| Indicador | Significado |
|---|---|
| Factura con fecha radicación | Factura radicada ante la EPS |
| Factura sin fecha radicación | Factura pendiente de radicar |
8. Mejoras Incluidas en esta Versión
| Mejora | Beneficio |
|---|---|
| Paginación en servidor | Carga más rápida de datos |
| Botón Recalcular | Control manual de actualización de saldos |
| Separación en pestañas | Organización clara de funciones |
| Búsqueda por factura | Localización rápida de documentos |
| Indicador de última actualización | Visibilidad del estado de los datos |
| Texto dinámico en botón exportar | Claridad sobre el tipo de informe a generar |
Documento elaborado para capacitación de usuarios - eMedico 2026
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